Nagrania dźwiękowe są aktualnie wykorzystywane w znaczącej liczbie przypadków, w których konieczne jest zachowanie przebiegu rozmowy lub wypowiedzi. Mogą dotyczyć spotkań, rozmów zawodowych, badań, wywiadów lub innych wydarzeń, w trakcie których przekazywane są ważne informacje. Samo odsłuchanie pliku audio nie zawsze pozwala szybko wyszukać potrzebne fragmenty, zwłaszcza gdy materiał trwa kilka godzin i zawiera wiele wątków.

W tak zaistniałych okolicznościach organizowane są transkrypcje nagrań, czyli dokładne zapisy treści mówionej w formie tekstu. Podczas ich tworzenia znaczenie ma nie tylko zapis słów, ale też zachowanie kolejności wypowiedzi a także prawidłowe przypisanie ich konkretnym osobom.

Praktyka pracy z materiałami audio pokazuje, że każde nagranie może stawiać inne wymagania. Inaczej wygląda opracowanie wyraźnej rozmowy prowadzonej przez 2 osoby, a całkiem inaczej zapis dyskusji, w której uczestniczy kilka osób równocześnie. Kłopotem mogą być niewyraźne głosy, zakłócenia techniczne, dźwięki otoczenia lub fragmenty, w których rozmówcy wypowiadają się bardzo szybko (sprawdź też: stenogram cennik). W takich przypadkach konieczne jest zachowanie ostrożności przy odtwarzaniu treści, ponieważ niewłaściwie rozpoznane frazę może zmodyfikować sens całej wypowiedzi. Zapis powinien odzwierciedlać materiał źródłowy, a nie interpretować go według własnych założeń.

W określonych sprawach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, ponieważ dokument tego rodzaju może być wykorzystywany podczas analizy materiałów związanych z postępowaniem. Przygotowanie takiego zapisu wymaga zwrócenia uwagi na detale, tj. dokładna kolejność zdań, wskazanie rozmówców oraz oznaczenie miejsc, w których nagranie jest nieczytelne. Niektóre fragmenty mogą wymagać ponownego odsłuchania albo porównania z innymi częściami rozmowy. Istotne jest też zachowanie naturalnego przebiegu wypowiedzi, ponieważ sposób formułowania zdań, przerwy czy niedokończone myśli mogą posiadać znaczenie przy późniejszej ocenie treści.

Stenogramy przygotowuje się też w innych sytuacjach, gdy niezbędny jest pisemny zapis rozmów lub wystąpień. Mogą one dotyczyć zebrań, konferencji, przesłuchań albo wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. W zależności od przeznaczenia dokumentu używa się różnorodne sposoby zapisu, od wiernego odwzorowania wypowiedzi po bardziej uporządkowaną wersję ułatwiającą późniejsze czytanie. Ostateczna forma uzależniony jest od rodzaju nagrania, oczekiwanego poziomu szczegółowości oraz tego, jakie informacje mają zostać zachowane w gotowym tekście.

Zobacz także: stenogram.